公文如何签收,有哪些技巧
签收,是指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字,以示收到。目的是明确交接双方的责任,保证文件运行的安全可靠。签收是收文处理的第一道环节,包括“收到”、“签名”两层意思。一般由办公室文秘负责。
签收有两种情况:一种是不接触文件内容,只点收多少信封或文件包,即通常所说的“外收发”;另一种是逐份清点接收文件,通常由“内收发”或文件处理部门来做。
(一)签收的方式
1.签字
机关各部门之间交换文件,收方的办公室文秘在对方的送文簿上签字。
2.盖章
接收邮局和机要通信部门送达的文件,收方的办公室主要人员除在文件投递单上签字外,还要加盖公章。
3.收条
收方办公室人员在接收文件时,亦可向发文单位出具收条。
(二)签收的注意事项
1.清点
对于文书处理人员来说,对所收信件的件数要清点仔细,看所收件数与投递单上所标件数是否相符,一旦不相符则应立即弄清或在投递单上注明。
2.检查
清点后要看所收信件的信封或信套上所注的收件机关、部门或姓名是否由本部门所收的。文书处理部门应收信件的范围是,在收件人处注有本机关名称、机关办公室或文书科名称,机关办公室负责人姓名,以及只注有机关或办公室“负责人”的。如有误投,应立即退回,以免误时误事;如可以转递而又比退回省事的,也可 以代收。
3.签字
经清点、检查无误后,收件人要在送件人的投递回执单或送文簿上签字并注明收到的时间。时间,一般写月、日即可,但对急件还应加注时与分。