公文起草的基本要求有哪些
起草是公文拟制的首要环节,必须讲求艺术。在内容确定之后,公文的制发工作就转入文稿的起草阶段,也称拟稿阶段或撰稿阶段。公文的起草,是作者根据写作构思,按一定的结构形式,运用书面语言把所要写的内容反映出来,固定下来,使之物态化(成为书面材料)的行为方式和行为过程。一般从形式到内容都还比较粗糙,它是供讨论、修改和审批使用的。起草的时候,起草者必须首先明确文稿起草的基本要求,具体表现为:
一、观点明确。观点就是对公文涉及的事项或问题所提出的见解、主张或所持的态度。观点明确,有以下四层含义:
1.符合国家规定。公文是推动公务活动开展的重要工具,因此,公文中所涉及的内容一定要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和法规的有关规定,不得与之相违背。只有这样,才能确保公文的法定性、权威性和有效性。
2.符合领导意图。正确的领导意图,是党和国家的方针、政策等在公文所涉及实际问题上的具体化。它既反映、体现党和国家的方针、政策,又不是党和国家的方针、政策;它是机关领导成员集体根据国家的方针、政策等解决实际问题时形成的具体意见、主张、办法。公文是机关领导成员集体意图或意志的体现,当然必须符合这个集体的意图、意志。
3.有具体的意见措施。公文是为办理实际公务而制发的,必须讲求实用性,即必须拿出具体的意见,提出具体措施;否则,就会成为“一张空文”,毫无价值。
4.文字表达准确、鲜明。公文的观点是什么,不是什么;赞成或反对什么,肯定或否定什么,都要用语言文字清清楚楚地、分寸得当地表达出来,绝不能含糊不清、抽象笼统。
二、材料精当。
1.真实确凿。真实确凿,就是指摄入公文中的材料必须与客观事实的本来面目相符,而且是完全相符,不得有一丝一毫的变形走样。公文的材料也要经过选择、提炼、加工,在这个过程中,本来就容易、就有可能掺入人的主观因素,加之公文又有直接功利性,材料中掺入人的主观因素的机会就更多、可能性更大。正因为如此,对公文材料真实性的要求也就更高、更严。
2.清楚简约。这是表达方面的问题。包括两个方面,一是公文内容所涉及的人、地、事、因、果要交代得一清二楚;二是对人、地、事、因、果的交代要概括、简明,不能繁冗。
3.充分有力。材料充分有力,有两层含义:一是材料要与观点保持一致,能够确实支持观点,说明观点;二是材料要典型,能够充分地适应并满足观点的需要,有力地说明观点。
三、条理清楚。所谓条理清楚,就是指要做到言之有理,言之有序,主要表现在三个方面:
1.观点与材料有机结合。是指起草公文时,要善于运用具体的材料说明具体的观点,而不是任意堆积材料、罗列材料或随意举例,把材料和观点硬行拼凑在一起。观点来自材料,材料证实观点,这就是观点和材料之间的内在逻辑联系。公文写作一定要遵循并显示这种规律性。
2.前后关系清楚。即指公文的上下文之间要紧密联系,而不能相互脱节。要做到这一点,必须善于发现并揭示公文上下文内容之间的内在因果关系。
3.结构布局得当。结构布局得当,是公文条理清楚的一个重要条件。结构布局的方式是多种多样的,往往因内容和文种而异,安排时要善于具体对待,不可强求一律,形成僵死的模式。
四、角度得体。各种公文,甚至每份公文,由于内容、意图、作用、对象以及行文方向的不同,在写作时都有各自的特定角度。角度往往具体体现在行文上,显示在语言的语词、语气和文字的繁简等方面。